Maakuntapäivän tapahtumahaku on käynnissä

Pohjois-Karjalan syntymäpäivää eli maakuntapäivää on vietetty elokuun viimeisenä lauantaina vuodesta 2018 lähtien. Tulevaa maakuntapäivää vietetään lauantaina 31.8.2024.

Pohjois-Karjalan maakuntaliitto tukee vuoden 2024 maakuntapäivän toteutuksessa yleisötilaisuuksia, joissa ruoka ja kulttuuri yhdistyvät uudella, kiinnostavalla ja osallistavalla tavalla. Maakuntaliitto tukee myös tapahtumien markkinointia sosiaalisessa mediassa ja auttaa tapahtumien omaa markkinointia yhteisellä ohjeistuksella.

Tämän vuoden teema on Makujen Pohjois-Karjala. Ruoka on olennainen osa pohjoiskarjalaista vieraanvaraisuutta ja yhteisöllisyyttä. Maakuntamme ruokakulttuuri pohjautuu laadukkaisiin ja puhtaisiin luonnon antimiin sekä perinteisiin, mutta elää vahvasti tässä ajassa.

Vuosi 2024 on ruoan ja kulttuurin juhlavuosi Pohjois-Karjalan lisäksi myös Etelä-Karjalassa ja Etelä-Savossa. Maakunnat muodostavat yhdessä European Region of Gastronomy (ERG) ‑alueen. Juhlavuosi kokoaa yhteen kolmen maakunnan toimijat kehittämään alueen ruokamatkailua. Tarkoitus on yhdistää ruokaa, taidetta ja kulttuuria uudenlaisiksi elämyksiksi, joiden kautta Saimaan aluetta voi kokea kaikin aistein. Maakuntapäivän tapahtumat ovat osa ERG-juhlavuotta.

Tapahtumahaku

Pohjois-Karjalan maakuntaliitto pyytää tarjouksia Pohjois-Karjalan maakuntapäivän 2024 tapahtumien toteuttamisesta. Tapahtumien tulee olla yleisötilaisuuksia, joissa ruoka ja kulttuuri yhdistyvät uudella, kiinnostavalla ja osallistavalla tavalla.

Maakuntapäivän tapahtumat ovat maksuttomia ja avoimia kaikille, mutta tapahtumissa voi tarjota myös maksullisia tuotteita ja palveluja. Ne vahvistavat pohjoiskarjalaista identiteettiä, tukevat yhteisöllisyyttä sekä osallistavat mahdollisimman monia maakunnan asukkaita tekijöinä ja kokijoina. Maakuntapäivän tavoitteena on mahdollisimman laaja kattavuus koko maakunnan alueella.

Tarjoajan tulee esittää tarjouksessa tapahtuman sisältö- ja toteutussuunnitelma (pituus max. 2 x yksipuoleinen A4), arvio/erittely tapahtuman kustannuksista ja markkinointisuunnitelma (pituus max. 1 x yksipuoleinen A4). Sisältö- ja toteutussuunnitelmasta tulee käydä ilmi

– tapahtuman sisältö ja toteutus
– tapahtuman sijainti (kunta/paikka/tila),
– aikataulu sekä
– kohderyhmä ja arvio yleisömäärästä.

Lisäksi siinä tulee ilmoittaa, onko toteuttaja yksi henkilö, työpari vai työryhmä.

Tarjottavan palvelun tulee olla laadultaan, sisällöltään ja käytännön toteutukseltaan ko. kohteeseen ja kohderyhmälle sopivaa.

Tarjouksen tulee sisältää toimeksiantoon liittyvät tapaamiset, matka-ajat, matkustuskulut ym. kustannukset.

Tarjouksen jättäjällä on oltava Y-tunnus ja mahdollisuus laskuttaa tehdystä työstä. Laskutus yhdessä erässä tapahtuman toteutuksen jälkeen 31.10.2024 mennessä.

Kilpailutus toteutetaan ns. käänteisenä kilpailutuksena. Käänteisessä kilpailutuksessa tapahtuman tuottaja kertoo tarjouksessaan, minkälaisen tapahtuman hän toteuttaisi 3 300 eurolla (alv. 0 %). Maakuntaliitto maksaa tapahtuman tuottajiksi valittaville toimijoille 3 300 euroa (alv. 0 %) hyväksytysti toteutetusta toimeksiannosta. Rahoituksen saaminen edellyttää tapahtuman ilmoittamista Pohjois-Karjalan tapahtumakalenterissa ja tilaajan tekemään kyselyyn vastaamista tapahtuman jälkeen. Maakuntaliitto tekee hankintasopimuksen viidentoista (15) toimijan kanssa.

Valintaperusteet

Tilaaja valitsee tarjoajien ehdotuksista parhaiten tarkoitukseen soveltuvat toteutukset ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Vertailuperusteena ovat seuraavat valintaperusteet tärkeysjärjestyksessä.

1. Tapahtuma on uudenlainen ruokaa ja kulttuuria yhdistävä yleisötilaisuus.
2. Tapahtuma on saavutettavissa mahdollisimman monelle.
3. Tapahtuma nostaa esille pohjoiskarjalaista ruokakulttuuria.

Eduksi katsotaan, jos tapahtuma toteutetaan eri toimijoiden yhteistyönä tai se on toteutettavissa useammalla paikkakunnalla annetun aikataulun puitteissa.

Pohjois-Karjalan maakuntaliiton asiantuntijoista koostuva ryhmä suorittaa tarjousten laadullisen vertailun tarjousten ja liitteiden perusteella. Valintaperusteiden lisäksi raati huomioi valinnoissaan maakuntapäivän kokonaisuuden siten, että tapahtumia on eri puolilla maakuntaa ja eri ikäryhmille. Arvioinnit tehdään huhtikuun loppuun mennessä. Mikäli liitettyjen selvitysten perusteella tulee kuva, ettei asetettua palvelu/laatutasoa todennäköisesti saavuteta, varaa tilaaja oikeuden olla hyväksymättä tarjousta.  

Aikataulu

Maakuntapäivän tapahtumat toteutetaan 31.8.–29.9.2024 välisenä aikana.

Tarjouksen jättäminen

Tarjoukset on jätettävä 31.3.2024 klo 15.00 mennessä. Mikäli tarjoat useampaa tapahtumaa, tee jokaisesta erillinen tarjous.

Mahdollisiin tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan Cloudia-hankintajärjestelmän kautta. Kysymykset tulee jättää 29.2.2024 klo 15.00 mennessä. Maakuntaliitto järjestää hakijoille etäinfon 11.3.2024 kello 17–18. Infosta tehdään tallenne.